DIAGNOSTICKÝ NÁSTROJ GTP

Otázky označené * sú povinné

Táto pomôcka s 36 otázkami je navrhnutá tak, aby utvrdila Vašu prácu súvisiacu s riadením a správou Božieho diela a ukázala Vám oblasti možného zlepšenia. Usudzujeme, že ak pri nasledujúcich otázkach odpoviete "áno", nepotrebujete ďalšiu asistenciu. Ak zakliknete "nie" alebo "neviem" na niektorú z otázok, odporúčime Vám nástroje alebo postupy, ktoré Vám môžu pomôcť.

Dodržovanie predpisov

1. Predstavenstvo a generálny riaditeľ sa riadia každoročným procesom pre podávanie zákonom požadovaných informácií, ohľadom dodržiavania zákonných predpisov, vrátane každoročných prehlásení o strete záujmov a súvisiacej dokumentácie.

Áno

Nie / Neviem – Predstavenstvo by malo mať každoročný proces pre zabezpečovanie podania zákonných dokumentov ohľadom dodržiavania zákonných predpisov. Obyčajne sú obsiahnuté v Príručke zásad predstavenstva (PZP). Ako najlepšiu prax by tiež členovia predstavenstva a vedúci pracovníci mali každoročne podpísať zásady pre stret záujmov a zverejňovanie možných stretov záujmov.

2. Inštitúcia dodržiava štandardy miestnej skupiny zodpovednosti a udržuje každoročnú akreditáciu.

Áno

Nie / Neviem – Navštívte stránku Tímovej práce a zistite, či existuje vo vašej krajine alebo oblasti skupina vzájomnej zodpovednosti. Pokiaľ existuje, podajte žiadosť o akreditáciu. Pokiaľ neexistuje, stiahnite si infografiku „Ako založiť skupinu vzájomnej zodpovednosti“ a obráťte sa na svojho regionálneho riaditeľa, aby ste spoločne s GTP skupinu založili.

3. Predstavenstvo a generálny riaditeľ príjmu Príručku zásad predstavenstva (PZP), ktorá ponúka prehľad správy a exekutívnych rolí a zodpovedností a podľa potreby ich na každom zasadnutí zreviduje, aby činnosť organizácie prinášala česť Bohu.

Áno

Nie / Neviem – Príručka zásad predstavenstva načrtáva základné organizačné prehľady, povinnosti predstavenstva, výboru a zodpovednosti generálneho riaditeľa a vedúcich zamestnancov. Obsahuje tiež ďalšie zásady schválené predstavenstvom a zhromažďuje ich na jednom mieste. Môžete si upraviť našu Príručku zásad tak, aby zodpovedala potrebám vašej organizácie.

Záväzky

4. Predstavenstvo, generálny riaditeľ, zamestnanci a dobrovoľníci podpisujú každoročné potvrdenie svojho záväzku dodržovať Prehlásenie o viere, účele, hodnotách a kódexe správania sa organizácie.

Áno

Nie / Neviem – Formulár ročného záväzku predstavenstva zabezpečuje, že členovia vášho predstavenstva každý rok vyjadria svoj záväzok voči účelu vašej organizácie, prehlásenie o viere, hodnotách a kódexu správania sa. Rovnaký formulár je možné použiť aj pre zamestnancov. Túto šablónu použite pre dobrovoľníkov k upevneniu záväzku kľúčových neplatených zainteresovaných strán.

5. Predstavenstvo, generálny riaditeľ a vedúci pracovníci sa zaväzujú zúčastniť sa štvrťročného zasadnutia predstavenstva osobne alebo online (plánované rok vopred) a tiež schôdze výboru (podľa potreby).

Áno

Nie / Neviem – Príručka zásad predstavenstva by mala uvádzať pravidelnú frekvenciu schôdzok a proces plánovania mimoriadnej schôdze. Doporučenou praxou je v každej agende zasadnutia predstavenstva uviesť dáta schôdzok na budúci rok, aby si ich všetci mohli zapísať do kalendára a naplánovať účasť.

6. Predstavenstvo slúži ako „správca“ a generálny riaditeľ a zamestnanci budú plniť svoje povinnosti, ako je uvedené v prehľade piatich modelov riadenia predstavenstvom.

Áno

Nie / Neviem – U organizácií, ktoré jasne neuvádzajú, za čo je predstavenstvo zodpovedné a čo spadá do kompetencie generálneho riaditeľa a zamestnancov, dôjde ku zmätku v roliach. Tabuľka piatich modelov a riadení predstavenstva to stručne vysvetľuje a rozlišuje medzi predstavenstvom fungujúcim ako zamestnanci, manažéri, riaditelia, správcovia a poradcovia.

Podobnosť Kristovi

7. Predstavenstvo, generálny riaditeľ a zamestnanci sa zaväzujú k duchovnej praxi vyznania hriechov, pôstu a modlitby jednotlivo aj spoločne.

Áno

Nie / Neviem – kresťanské organizácie môžu očakávať od predstavenstva, zamestnancov a dobrovoľníkov duchovné záväzky. V GTP sme presvedčení, že duchovné disciplíny vyznania hriechov, pôstu a modlitby, nám pomáhajú zostať na správnej ceste. Nech už pri orientácii nových členov predstavenstva alebo pri prijímaní nových zamestnancov alebo pri vymenovaní nových dobrovoľníkov, nezabudnite do popisu práce zahrnúť duchovnú prax.

8. Predstavenstvo, generálny riaditeľ, zamestnanci a dobrovoľníci si na každom zasadnutí urobia čas na čítanie Písma, stíšenie, zdieľanie a prosby.

Áno

Nie / Neviem – V programe zasadnutia predstavenstva alebo programe jednania zamestnancov si vyhradzujeme čas na čítanie Písma, stíšenie, zdieľanie a prosby, aby sme si boli istí, že poslúchame vedenie Ducha. Najlepší spôsob, ako si pomôcť udržať sa na správnej ceste, je použiť formulár pre hodnotenie schôdze predstavenstva alebo formulár pre hodnotenie schôdze na Zoomu. Každý z nich si môžete tiež prispôsobiť pre použitie na schôdzach zamestnancov.

9. Ako je uvedené v PZP, predstavenstvo bude stanovovať členov predstavenstva a generálneho riaditeľa zodpovednými za prejavovanie kresťanského správania a generálny riaditeľ bude viesť zamestnancov k zodpovednosti za prejavovanie kresťanského správania.

Áno

Nie / Neviem – Jedna vec je mať Príručku zásad predstavenstva, ktorá má obsahovať vhodné zásady, má byť jednoducho prístupná a jasne spracovaná. Zabezpečiť, aby ju členovia predstavenstva a vedúci pracovníci dodržovali, je iná záležitosť. Pokiaľ nepoužívate formulár ročného záväzku predstavenstva a nemáte ho prispôsobený pre vedúcich zamestnancov, zvážte jeho pridanie do plánu vášho hlavného výročného zasadnutia predstavenstva.

Rozvoj

10. Predstavenstvo si na každom výročnom zasadnutí vyhradí čas na učenie a rozvoj.

Áno

Nie / Neviem – Zámerne využívajte čas na svojom hlavnom výročnom zasadnutí predstavenstva, ako uvádza rozvrh v našom prehľade programu výročného zasadnutia. GTP vyhradzuje čas na rozvoj členov predstavenstva. Je to priestor pre spoločné učenie, ako byť dobrými členmi predstavenstva a často zahrňuje ďalšiu literatúru alebo materiály.

11. Zamestnanci načrtnú plány osobného a profesionálneho rozvoja vo svojom výročnom dokumente o verných činnostiach (3D).

Áno

Nie / Neviem – Hovoríme tomu dokument o verných aktivitách alebo dokument o rozpoznaní smeru (3D). Jedná sa o veci, ktoré každý zamestnanec bude robiť v budúcom roku. Tento 3D dokument je dynamickým rozsahom práce, ktorý sa reviduje štvrťročne. Obsahuje pravidelné položky osobného a profesijného rozvoja, nie len očakávanú prácu.

12. Dobrovoľníci budú rozvíjaní prostredníctvom interakcie zameranej na ich osobný a profesijný rozvoj.

Áno

Nie / Neviem – Ak chcete maximalizovať prácu dobrovoľníkov, môžu podpísať každoročný dobrovoľnícky záväzok, v ktorom obe strany vyjadria vzájomný záväzok. Výborne fungujúce tímy tiež žiadajú kľúčových dobrovoľníkov, aby zmapovali verné aktivity v dokumente pre stanovenie smeru (3D), aby ich zamestnanci mohli v tejto práci podporiť.

Kontrola

13. Predstavenstvo používa postup výberu členov predstavenstva a šablónu pohovoru, aby zabezpečilo dodržovanie postupu pri vymenovaní oddaných, veriacich a kompetentných členov.

Áno

Nie / Neviem – Pri procese pohovoru a výberu člena predstavenstva je zásadné zamedziť manipulácii a pomoci predstavenstvu nájsť angažovaných, Kristu podobných a kompetentných kandidátov. Zvážte prispôsobenie postupu GTP a uistite sa, že kandidátom predáte Príručku zásad predstavenstva a formulár ročného záväzku predstavenstva, aby vedeli, čo sa od nich očakáva.

14. Predstavenstvo schvaľuje ročný plán výdajov (rozpočet), ktorý je prepojený s programami, štvrťročnými správami a výročnou nezávislou finančnou kontrolou alebo auditom.

Áno

Nie / Neviem – Pokiaľ máte záujem o ukážku plánu výdajov (rozpočet), ktorý spája výdaje s programovými alokáciami, môžete si upraviť tabuľku GTP pre vašu situáciu. Ako štvrťročná správa predstavenstvu tiež slúži „rýchly finančný prehlaď“; Žiadosť audítora o návrh používa GTP k vyhľadávaniu firmy pre prevedenie každoročného nezávislého finančného hodnotenia.

15. Generálny riaditeľ implementuje vhodné finančné kontroly navrhnuté nezávislými audítormi a / alebo skupinou vzájomnej zodpovednosti ako sú správy o výdajoch, zásady týkajúce sa oznamovateľov a ďalšie súvisiace položky.

Áno

Nie / Neviem – Finančné kontroly vyžadujú použitie výkazov pre finančné riadenie, ktoré sa riadia vašimi aj zásadami pre cestovanie a výdaje. Zásady ohľadom whistleblowerov (oznamovateľov), zásady prijímania darov, investičné zásady, zásady ochrany osobných údajov a zásady ochrany osobných údajov darcov pomáhajú pri zvládaní nebezpečia v oblasti riadenia rizík. Tieto dokumenty by ste mali prispôsobiť svojej situácii.

Právomoci

16. Predsedníctvo používa maticu pre identifikáciu kandidátov; uvádza vek a etnickú rozmanitosť, aby bolo možné zabezpečiť širokú škálu schopnosti a odborných znalostí.

Áno

Nie / Neviem – Silné, kvalifikované predstavenstvá s rôznorodosťou veku, pohlavia, etnického pôvodu, regionálneho zastúpenia a odborných znalostí sa neobjavia len tak samy od seba. Je potrebné ich budovať zámerne. Zvážte úpravu matice predstavenstva GTP, aby ste našli správnych ľudí pre vaše predstavenstvo. Upravte kategórie tak, aby odpovedali vašim potrebám.

17. Každý zamestnanec alebo dobrovoľník má pred zahájením služby k dispozícii popis práce, ktorý načrtáva štruktúru podávania správ, požadovaných zodpovedností a schopností.

Áno

Nie / Neviem – Pokiaľ pre každého zamestnanca nemáte popis práce, zvážte prispôsobenie týchto vzorov pre vašu situáciu. Všimnete si, že tieto vzory popisujú účel role, primárne povinnosti a kvalifikácie. Je tiež dobré mať popis práce vedúcich, aby vedeli ako ich úlohy navzájom súvisia.

18. Pred pohovorom musia noví zamestnanci poskytnúť dva charakterové posudky a dve odporúčania ako zamestnancov a musia s nimi hovoriť aspoň traja členovia predstavenstva alebo zamestnanci.

Áno

Nie / Neviem – Kontrola doporučení predstavuje obozretnú metódu pred prijatím zamestnancov. Odporúčame vám získať dve odporúčania ohľadom charakteru a dve odporúčania od predchádzajúceho zamestnávateľa, aby ste získali presný obraz o charaktere a kompetenciách uchádzačov, pred tým, než im ponúknete miesto.

Starostlivosť

19. Predstavenstvo, generálny riaditeľ a zamestnanci na výročnom zasadnutí dajú na predné miesto čas pre duchovné zamyslenie, stíšenie, sociálne a strategické činnosti.

Áno

Nie / Neviem – Ako ukazujú poznámky k rozvrhu programu výročnej schôdze, prioritou viacdenného stretnutia je zahrnúť každý deň čas na duchovné zamyslenie, stíšenie v samote, spoločenské a strategické aktivity. Členom predstavenstva a vedúcim pracovníkom to pomáha naladiť sa na Boha a na seba navzájom a mať silné vzťahy a rozvíjať vzájomný rešpekt.

20. Generálny riaditeľ a zamestnanci si pri každoročnom výjazde vyhradia čas pre duchovné zamyslenia, stíšenie v samote, spoločenské a strategické činnosti.

Áno

Nie / Neviem – Podobne ako máme na programe výročného zasadnutia predstavenstva, v GTP usporiadame každoročne výjazdné stretnutie zamestnancov. Obyčajne trvá týždeň, pretože pracujeme po celom svete a naozaj potrebujeme spoločne tráviť čas. Opäť platí, že prioritou viacdenného stretnutia je venovať každý deň čas na duchovné zamyslenia, stíšenia v samote, spoločenským a strategickým aktivitám.

21. Na každom stretnutí prebehne check-in a check-out, aby sa zabezpečilo, že sa organizácia stará o ľudí, a pritom zostáva verná svojmu účelu.

Áno

Nie / Neviem – Tento osvedčený postup ukazuje šablóna Agenda rokovania predstavenstva. Je to jednoduchá prax, ktorá ukazuje, že na každom človeku záleží. Na začiatku a na konci každého stretnutia predseda alebo osoba predsedajúca stretnutiu požiada každého, aby povedal slovo alebo frázu, aby bola zachovaná jednota Ducha a puto pokoja, v našej spoločnej práci.

Komunikácia

22. U všetkých štvrťročných materiálov pre radu a mesačných schôdzok zamestnancov je potrebné vopred zaslať agendu a pomocné materiály, z každého stretnutia a zasadnutia sa vykoná zápis, ktorý sa archivuje.

Áno

Nie / Neviem – V GTP posielame agendu zasadnutia predstavenstva a ďalšie materiály dva týždne pred zasadnutím. Je to osvedčená prax, ktorá dáva predstavenstvu dostatok času na ich prečítanie. Pokiaľ tiež archivujete všetky z predchádzajúcich schôdzok na zdieľanom disku, členovia predstavenstva budú mať možnosť kedykoľvek nahliadnuť do položiek z prechádzajúcich schôdzí predstavenstva alebo iných materiálov.

23. Generálny riaditeľ a zamestnanci poskytujú štvrťročný stručný prehľad pre predstavenstvo a správy pre každý výbor.

Áno

Nie / Neviem – V GTP generálny riaditeľ a vedúci spracovávajú sériu jednostránkových správ, aby členovia predstavenstva mohli na prvý pohľad vidieť našu vernú prácu a výsledky (či už dobré, alebo zlé). Medzi ne patrí: Štvrťročný rýchly prehľad, Rýchly finančný prehľad, Partnerský kalendár a Analýza web stránok. Sú to len príklady, pracujeme na ďalších.

24. Generálny riaditeľ a zamestnanci udržujú fungujúcu web stránku a poskytujú výročnú správu, ktorá obsahuje finančné výkazy, infografiku programu a informácie o dopade.

Áno

Nie / Neviem – Web je pre vašu službu veľmi dôležitý. Musí byť aktívny, nie statický, aby vám pomohol vybudovať skupinu priaznivcov. Patria sem blogy, udalosti a ďalší často aktualizovaný obsah. Výročná správa (ukážku pripravujeme) by mala obsahovať finančné výkazy, infografiku programu a informácie o dopade.

Kultúra

25. Generálny riaditeľ a zamestnanci každoročne stanovujú verné činnosti, za ktoré budú zodpovední a budú ich uvádzať v dokumente stanovujúcom smer (3D) pre každého zamestnanca.

Áno

Nie / Neviem – Máte pre každého zamestnanca dokument o verných aktivitách alebo dokument pre stanovenie smeru (3D)? Tento dokument uvádza veci, ktoré každý zamestnanec bude v budúcom roku robiť. Dokument pre stanovenie smeru predstavuje dynamický rozsah práce, ktorá sa štvrťročne reviduje. Každý parameter v dokumente musí byť merateľný pre ročné hodnotenie.

26. Predstavenstvo vykoná po každom zasadnutí hodnotenie, raz ročne sebahodnotenie a zabezpečí, aby zamestnanci dostávali ročné hodnotenie výkonu.

Áno

Nie / Neviem – Je to skvelá prax vysoko funkčných predstavenstiev; posielajú hodnotenie schôdze predstavenstva, hodnotenie schôdze cez Zoom po online stretnutiach a každoročné sebahodnotenie predstavenstva, aby ste vedeli, ako pomocou členov predstavenstva vyniknúť. Rovnako dôležité je vykonávať každoročné hodnotenie výkonu zamestnancov (šablónu pripravujeme).

27. Generálny riaditeľ bude vykonávať zámerné činnosti, aby zaviedol konkrétnu kultúru (napríklad „s vami“ v GTP).

Áno

Nie / Neviem – Navštívte naše webové stránky a prečítajte si v pozadí našu kultúru „s vami“. Všimnite si, že na webových stránkach sú zvýraznené biblické verše so slovami „s vami“, rovnako ako v každom e-maile „Záznam do denníku“ a na našich šablónach. Tieto činnosti predstavujú osvedčenú prax, ich cieľom je vybudovať jednotnú kultúru, ktorá sa spolieha na Boha a vzájomne spolupracuje.

Kríza

28. Predstavenstvo má písomný plán nástupníctva (alebo ho zahrňuje v Príručke zásad predstavenstva) pre prípad náhlej zmeny na pozícii generálneho riaditeľa.

Áno

Nie / Neviem – V GTP je náš plán nástupníctva pre pozíciu generálneho riaditeľa uvedený v našej Príručke zásad predstavenstva. Vďaka tomu každý vie, čo sa stane v prípade náhlej zmeny, ktorá môže nastať v dôsledku očakávaných alebo nepredvídateľných faktorov. Mať plán nástupníctva je osvedčená prax, pretože bez nej sa organizácia môže po náhlej strate generálneho riaditeľa zrútiť.

29. Predstavenstvo riadi riziká tým, že každoročne načrtáva potenciálne riziká a postup ich riešenia (alebo ich zahrňuje do PZP).

Áno

Nie / Neviem – Za posúdenie rizika zodpovedá predstavenstvo a generálny riaditeľ. Osvedčená prax: je zvyčajné, že proces riadenia rizík je popísaný v Príručke zásad predstavenstva. Pokiaľ tam nie je, mal by byť uvedený inde. Napr. Nedodržovanie zákonov alebo nereagovanie na zmeny právneho poriadku môže službu vystaviť veľkým rizikám, ktoré je možné riadiť.

30. Generálny riaditeľ má pripravený plán starostlivosti o predstavenstvo, zamestnancov alebo dobrovoľníkov zapojených do práce služby, ktorí potrebujú náhlu pomoc.

Áno

Nie / Neviem – Starostlivosť o zamestnanca a zmluvných zamestnancov v dobrých časoch alebo v núdzových situáciách by mala byť popísaná v Príručke pre zamestnancov. Uistite sa, že vaša Príručka pre zamestnancov je v súvislosti s miestnymi zákonmi, vykazuje súlad s vašimi hodnotami a cťou Boha.

Spolupráca

31. Členovia predstavenstva budú slúžiť vo výboroch predstavenstva so zastúpením zamestnancov.

Áno

Nie / Neviem – Ako osvedčenú prax uvádza Príručka zásad predstavenstva výbory, ktoré predstavenstvo bude mať a uvádza zamestnanca, ktorý bude zastupovať generálneho riaditeľa a poskytovať tomuto výboru podporu. Tým je zabezpečené, že predstavenstvo bude mať spojenie nie len s generálnym riaditeľom, ale tiež umožní vedúcim vedieť, čo sa deje, aby mohli generálneho riaditeľa podporiť.

32. Predstavenstvo sa riadi tým, že dbá na účel organizácie a dbá na zodpovednosť generálneho riaditeľa vo vzťahu k plneniu cieľov organizácie a mapovania stratégií inštitúcie.

Áno

Nie / Neviem – Príručka zásad predstavenstva pomáha predstavenstvu riadiť účel organizácie a uvádza ročný pokrok smerom k cieľom organizácie. Rovnako dbá na zodpovednosť generálneho riaditeľa vo vzťahu k mapovaniu stratégií inštitúcie. Tieto údaje sú uvedené vo Výročnej správe (vzor pripravujeme), ktorá by mala obsahovať finančné výkazy, infografiku programu a informácie o dopade.

33. Generálny riaditeľ berie do úvahy ročné plány, podáva štvrťročné správy o pokroku a dohliada na každodennú prácu zamestnancov a dobrovoľníkov.

Áno

Nie / Neviem – Generálny riaditeľ musí poskytnúť dokument pre stanovenie smeru (3D), aby rada mohla previesť hodnotenie, nie na základe výsledkov, ktoré nie je možné kontrolovať, ale na základe tých, ktoré sú spojené s vernými aktivitami. Nástroj „Rýchly štvrťročný prehľad“ („dashboard“) je primárny nástroj pre informovanie o pokroku a hlásenie výsledkov v reálnom čase z dohľadu nad každodennou prevádzkou.

Príspevok

34. Predstavenstvo, generálny riaditeľ, zamestnanci a dobrovoľníci dávajú podľa svojich možností, aby bolo možné pokračovať v poslaní.

Áno

Nie / Neviem – „Filozofia správcovstva a partnerstva“ nabáda interné zainteresované strany, aby boli vzorom štedrosti, ktorú chcú vidieť u iných. Ako je uvedené v Zásadách ochrany osobných údajov darcov, výška darov je dôverná, je však vhodné, aby boli pre transparentnosť zdieľané percentuálne podiely na dávaní členov predstavenstva, zamestnancov a kľúčových dobrovoľníkov.

35. Predstavenstvo, generálny riaditeľ, zamestnanci a dobrovoľníci chápu svoju rolu a zodpovednosť pri motivovaní ostatných k účasti tým, že sami dávajú a pomáhajú realizovať účel organizácie.

Áno

Nie / Neviem – „Filozofia správcovstva a partnerstva“ a „Kalendár partnerstiev“ pomáhajú predstavenstvu, zamestnancom a kľúčovým dobrovoľníkom poznať ich úlohy. Zásady prijímania darov a Zásady ochrany osobných údajov darcov tiež pomáhajú zabezpečiť, aby dary a aj darcovia boli spravovaní s náležitou starostlivosťou a integritou.

36. Predstavenstvo, generálny riaditeľ, zamestnanci a dobrovoľníci spravujú informácie partnerov bezúhonne a v súlade so zákonmi o ochrane osobných údajov.

Áno

Nie / Neviem – Organizácia by mala mať na svojich web stránkach zverejnené Zásady ochrany osobných údajov, aby preukázala súlad so zákonmi, Zásady ochrany osobných údajov darcov, aby ukázala, že informácie finančných partnerov budú spravované s integritou. Je tiež dôležité mať Zásady prijímania darov, ktoré zabezpečia, že prijímaniu zložitých darov bude predchádzať proces dôkladného preverenia.

Ak chcete získať kópiu svojich zodpovedností s odkazmi na šablóny, uveďte prosím informácie ďalej. Vezmite prosím na vedomie, že vaše informácie uchovávame v súlade s našimi zásadami ochrany osobných údajov.

Meno

Priezvisko

E-mail

Krajina

Organizácia

Pokiaľ nájdete chyby, nepresnosti alebo máte ďalšie komentáre či otázky, uvítame ich na [email protected].